L’importance de la tenue des dossiers du personnel

Garder à jour les dossiers des employés est une tâche administrative essentielle et une exigence pour les entreprises, afin de garantir le respect et l’application des dispositions légales relatives à l’environnement de travail.

Cette tâche est généralement confiée aux ressources humaines. Contrairement au passé, où les dossiers étaient conservés en format papier, les progrès technologiques actuels facilitent la tenue des dossiers des employés. Dans cet article, nous vous expliquons l’importance de tenir des registres de travail à jour et nous vous expliquons la manière la plus simple de le faire.

Qu’est-ce qu’une bonne tenue de dossiers ?

Une bonne tenue de dossiers implique un système efficace qui permet une mise à jour constante des données et des dossiers des employés. Vous devez également être en mesure d’analyser fréquemment et de manière précise les dossiers des employés, car cela permet de mettre en évidence les points forts et les points faibles de votre équipe. Ces informations peuvent être utilisées pour apporter des améliorations et maximiser vos profits.

Comment la technologie peut aider la tenue des dossiers

Que comprend la tenue de dossiers ?

Conservation de documents

La conservation de documents est un aspect essentiel de la tenue de dossiers que vous devez bien maîtriser. Celle-ci fait référence à la durée pendant laquelle les données doivent être conservées avant d’être supprimées. En fonction de votre domaine d’activité, les dossiers des employés auront des calendriers et des taux de conservation différents, mais il est essentiel que vous sachiez quels sont ces délais. Sinon, vous risquez de vous attirer des ennuis si vous avez conservé des informations et des dossiers trop longtemps.

Calendrier précis de mise à jour des dossiers

Tout comme il est essentiel de se débarrasser de dossiers, il est tout aussi important de les mettre à jour régulièrement. Certains registres doivent être mis à jour plus souvent que d’autres. Par exemple, les registres de départ et d’arrivée doivent être enregistrés tous les jours, tandis que les registres concernant les salaires ou les évaluations de performance seront examinés moins fréquemment.

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Disposer des documents de manière responsable

Une caractéristique de la bonne tenue des dossiers que de nombreuses entreprises sous-estiment est l’importance de la destruction des dossiers de manière responsable. Une fois que vous aurez établi un calendrier de conservation des documents, vous prendrez l’habitude de les supprimer. Toutefois, cette opération doit être effectuée de manière sécurisée, sans risque de fuite de données ou d’informations sur les dossiers des employés.

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Pourquoi est-il important de conserver les dossiers du personnel ?

L’importance de la tenue de dossiers ne doit pas être négligée. Non seulement elle protège l’entreprise et ses employés en cas de conflit juridique, mais elle peut également contribuer à optimiser l’efficacité de votre entreprise. Nous expliquons ci-dessous l’importance de tenir des registres à jour et confidentiels.

Vous aide à éviter les conflits juridiques indésirables

Les conflits juridiques entre employés et employeurs sont malheureusement une réalité. C’est pourquoi, en tant que propriétaire d’entreprise, vous devez vous assurer que, si vous devez aller en justice, vous disposerez de toutes les preuves et de tous les documents nécessaires pour vous défendre.

Si vous avez tenu des registres minutieux et que vous disposez de dossiers complets sur les employés, vous serez en mesure de prouver que vous leur avez versé ce qui leur était dû si le conflit porte sur le fait qu’ils ont été sous-payés, ou vous pourrez prouver qu’ils ont toujours pointé en retard et que vos raisons pour un renvoi sont valables. Quel que soit le conflit, des dossiers d’employés à jour et bien tenus vous aideront à éviter tout procès pénible.

Fournit une vue d’ensemble des compétences

Des dossiers précis sur les employés vous permettent de savoir si votre entreprise se porte bien et si les compétences des employés sont à la hauteur de vos attentes. La tenue d’un registre de vos formations et de la liste des employés qui ont reçu une formation vous aidera à comprendre les compétences de chaque employé. Une fois ces informations évaluées, vous pouvez élaborer une stratégie pour les horaires de travail de vos employés afin de maximiser l’efficacité de votre entreprise et gagner du temps sur vos tâches.

Aide les employés plus tard dans leur carrière

Dans un environnement de travail et de relations professionnelles saines, les patrons ont à cœur la réussite de leurs employés. Si cela signifie que les employés choisissent de passer à un emploi qui leur convient mieux, qu’il en soit ainsi. Cependant, il est parfois difficile pour les patrons de se souvenir de tout ce que certains employés ont fait de bien, surtout s’ils ont beaucoup d’employés.

Si les dossiers d’emploi ont été conservés correctement, vous serez en mesure de revenir sur la carrière d’un employé, d’analyser ses performances et d’identifier ses points forts afin de faciliter les références qui vous seront demandées.

Quelles informations devez-vous conserver ?

Maintenant que vous savez pourquoi il faut tenir des dossiers et quelle est l’importance des dossiers de ressources humaines, il est également utile de savoir quelles informations vous devez conserver. Voici une liste de quelques-uns des dossiers et documents que les entreprises doivent conserver :

Demandes d’emploi

Le système de tenue des dossiers doit commencer dès le début. Cela signifie qu’il faut conserver un dossier de toutes les demandes d’emploi, même pour les personnes qui n’ont pas été embauchées. Vous devez conserver ces documents en cas d’accusations de discrimination à l’embauche.

Heures travaillées

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devez tenir un registre précis des heures de travail. Il permet au département financier de savoir combien chaque employé doit être payé et il permet à la direction d’évaluer le dévouement des employés et d’identifier les employés qui ont tendance à être en retard.

L’époque où il fallait inscrire nos heures de travail manuellement est derrière nous. Il existe désormais des applications qui permettent aux employés d’enregistrer leurs heures de travail en un simple clic sur leur téléphone.

Démo de l’application Mobile-Punch

Dossiers de performance

Il est important de procéder à des évaluations régulières des performances de vos employés, car cela vous permettra de suivre leurs progrès et d’identifier tout problème éventuel. Il est essentiel de conserver ces évaluations. Si un problème survenait avec un employé et que vous deviez éventuellement le congédier, vous auriez une trace et une preuve de tout ce que l’entreprise a fait pour faciliter sa réussite et justifier votre décision.

Informations personnelles

Pour des raisons juridiques, il est également important de conserver un registre à jour de toutes les informations personnelles de vos employés afin de vous assurer que vous respectez les normes en tant qu’employeur. Cependant, ces informations personnelles doivent être conservées de manière appropriée afin d’éviter toute violation des données.