Comment calculer les heures de travail?

Connaissez-vous la valeur de chacun de vos employés ? Le calcul précis des heures de travail de vos employés peut vous aider à prendre des décisions éclairées visant à optimiser la productivité et la rentabilité de votre entreprise. C’est le meilleur moyen de vous assurer que vos employés sont payés équitablement. Cet exercice vous donne aussi des indications qui permettent de déterminer si vous devez déléguer ou externaliser certaines tâches. Dans cet article, nous vous expliquons comment calculer le temps de travail étape par étape et vous donnons quelques conseils utiles.

C’est quoi les heures de travail ?

Avant de commencer à calculer les heures de travail, il est important que vous compreniez les différents paramètres des heures de travail qui existent. Les entreprises rémunèrent les employés par heure de travail effectuée ou sur la base d’un salaire fixe. Les employés payés au salaire fixe gagnent la même somme d’argent par mois/année, quel que soit le nombre d’heures de travail effectuées. Par conséquent, à moins qu’un employé ne soit salarié, ses heures de travail entrent dans l’une de ces trois catégories :

(Note: Les normes peuvent varier selon la convention collective signée entre le syndicat et les employeurs. Comme exemple, dans le domaine de la construction, le maximum d’heures permis sans avoir à payer un surplus est différent des normes en pratique pour les travailleurs non couverts par une convention collective. Pour en savoir davantage sur les normes du domaine de la construction, nous vous invitons à visiter le site de la CCQ.) 

• Temps plein

Le temps plein est la durée maximale qu’un employé peut travailler pendant une certaine période, généralement une semaine. Au Canada, selon la loi, le maximum qu’un employé peut travailler par semaine est de 40 heures, après quoi, les heures travaillées au-delà sont considérées comme des heures supplémentaires et les employés ont droit à une compensation supplémentaire.

Les employeurs peuvent fixer des montants différents pour le temps plein tant que cela ne dépasse pas 40 heures par semaine, ce qui donne à l’employeur une certaine flexibilité pour choisir l’horaire de travail idéal qui convient à la fois à l’employé et à l’entreprise. Les entreprises qui choisissent d’employer leurs travailleurs à temps plein sont tenues de leur fournir certains avantages, comme l’assurance médicale.

• Temps partiel

Juridiquement parlant, il n’y a pas de nombre d’heures obligatoire pour qu’un emploi soit considéré comme un emploi à temps partiel. L’employeur définit donc ses heures à temps plein en fonction de la politique de l’entreprise et, sur cette base, fixe la limite supérieure des heures à temps partiel.

Le temps partiel est tout temps de travail inférieur à la limite de temps plein définie par l’entreprise. En règle générale, les employeurs fixent cette limite à la moitié des heures à temps plein. Ainsi, si le temps plein d’une entreprise est de 40 heures, le temps partiel se situe entre 20 et 25 heures par semaine. Cependant, un emploi à temps partiel ne donne pas droit à autant d’avantages qu’un emploi à temps plein (assurance médicale, jours de vacances, etc.). Les employeurs peuvent choisir d’offrir ces avantages aux salariés à temps partiel, mais ils ne sont pas tenus de le faire.

• Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires représentent le nombre d’heures qu’un employé travaille en dehors de ses heures à temps plein (généralement 40 heures par semaine). Selon la loi, un employé qui fait des heures supplémentaires a droit à 1,5 fois son salaire normal. Ce nombre est également appelé « temps et demi ». Ainsi, un employé qui gagne régulièrement 30$ de l’heure recevra une compensation de 45$ s’il fait des heures supplémentaires. Cependant, en tant qu’entreprise, il est recommandé de maintenir les heures supplémentaires au plus bas niveau possible, car cela peut affecter votre budget de travail, vos bénéfices, vos impôts…

Si vous envisagez de donner beaucoup d’heures supplémentaires à votre employé à temps plein, pensez plutôt à engager un employé à temps partiel. Ce dernier vous coûtera moins cher et donnera à votre employé à temps plein un peu de temps libre pour se reposer et mieux se concentrer sur son travail. Il est important de noter que les entreprises ne sont pas tenues de payer les heures supplémentaires pour leurs employés travaillant sur une base salariale ni pour leurs employés à temps partiel qui n’ont pas dépassé les 40 heures par semaine. 

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Déterminer comment votre entreprise enregistre les heures de travail

Il est important de déterminer comment vous allez enregistrer les heures de travail afin de tenir un registre précis de toutes les heures travaillées par vos employés. Cela peut également être utile lorsque vous effectuez un audit.

Voici les méthodes les plus courantes pour enregistrer les heures de travail:

Feuilles de pointage manuscrites

Les employés notent leurs heures de travail sur un document ou une carte de pointage et le remettent à leur employeur, généralement une fois par semaine ou toutes les quelques semaines.

Horloge mécanique

Une horloge mécanique est une horloge qui imprime la date et l’heure sur une carte de pointage lorsqu’il commence et arrête de travailler. Le gestionnaire/employeur calcule ensuite les heures en fonction de ces informations.

Horloge électronique

Une horloge électronique fonctionne de la même manière qu’une horloge mécanique, mais sans papier. L’employé place un badge, son empreinte digitale devant l’appareil, et celui-ci tamponne/enregistre une carte de temps numérique pour enregistrer la date et l’heure.

Logiciel informatique

Grâce à un système de suivi informatisé, les employés peuvent enregistrer leur temps de travail avec un logiciel d’horloge sur leur ordinateur ou téléphone portable. Pour ce faire, ils se connectent à une application ou à un site web et appuient sur un bouton à l’heure de début et de fin. Le logiciel calcule alors automatiquement les heures travaillées.

Astuces pour calculer précisément les heures travaillées

1. Déterminer l’heure de début et de fin

Si vous comptez utiliser une des méthodes manuelles, par exemple une feuille de calcul manuscrite, vous devrez déterminer les heures d’arrivée et de départ de vos employés chaque jour. Pour cela, vous aurez besoin que vos employés soient précis avec les heures écrites et ne pas laisser de minutes ou écrire une heure approximative.

2. Choisir un format d’heure

Cela peut sembler étrange, mais le format de l’heure peut rendre le calcul des heures de travail plus facile ou plus difficile à long terme. Le calcul du temps de travail des employés est assez simple lorsque les enregistrements sont effectués correctement et avec précision, et lorsque le format horaire est compris par tout le monde. En fait, il existe deux principaux formats d’heure qui sont utilisés : l’heure standard et l’heure militaire.

Le format d’heure standard est le format qui est utilisé sur la plupart des horloges: l’heure de un à douze. Il nécessite l’ajout de “a.m.” ou « p.m. » afin de différencier les heures du matin et de l’après-midi. L‘heure militaire compte les heures du matin comme dans le format standard, mais après 12 heures de l’après-midi, il commence à compter en ajoutant douze à l’heure. Dans le format de l’heure militaire, il n’est pas nécessaire d’utiliser « a.m. » ou « p.m. » puisque vous pouvez différencier le matin de l’après-midi selon l’heure affichée.

Pour convertir l’heure standard en heure militaire, vous devez ajouter 12 heures aux heures de l’après-midi, par exemple: 5:00 p.m. devient 17h00, tandis que 8:25 a.m. reste 8h25. L’adoption du format 24h (format d’heure militaire) est beaucoup plus facile lors du calcul manuel des heures de travail. Par exemple, si un employé est arrivé à 8h00 et est parti à 16h00, le calcul des heures travaillées par cet employé consiste simplement à soustraire 8 de 16, ce qui nous indique que cet employé a travaillé 8 heures ce jour-là.

3. Définir une politique d’arrondi

Habituellement, vos employés ne pointeront pas à des heures précises. Certains seront en avance et d’autres en retard, et c’est là que réside l’importance d’une politique d’arrondis. Les heures de début et de fin sont souvent décalées de quelques minutes, vous devez donc arrondir à la hausse ou à la baisse. La meilleure façon de procéder est de comptabiliser les heures de travail par tranches de 15 minutes, les 7 premières minutes étant arrondies à l’unité inférieure et le reste à l’unité supérieure.

4. Soustraire le temps de pause non rémunéré

Lors du calcul du temps de travail, il est également important de tenir compte d’autres facteurs, tels que les pauses, les jours de congé, etc. De même, les pauses non rémunérées, comme le fait de se rendre à un rendez-vous chez le médecin, doivent être soustraites des heures de travail.

Cela s’applique également aux jours de congé non rémunérés et congé sans solde. Dans ce cas, l’employeur peut déduire ces jours du temps de travail mensuel/hebdomadaire de l’employé.

5. Trier les heures de travail en catégories si nécessaire

Selon le secteur d’activité, un employé peut exercer différents emplois avec des salaires différents. Par exemple, dans le secteur de la restauration, une personne peut travailler comme serveur/serveuse ainsi que comme hôte/hôtesse, qui ont tous deux des taux de rémunération différents.

Dans ce cas, il est important de séparer les heures de travail pour chaque travail effectué afin que l’employé puisse être rémunéré en conséquence et de manière équitable. Cela peut facilement devenir un problème juridique, c’est pourquoi il est crucial de garder une trace de ce que fait l’employé et du montant de sa rémunération pour ce travail. D’où l’importance de créer des catégories.

6. Comptabiliser les heures pour la semaine puis pour l’année

Dans cette étape, il vous suffit de calculer la valeur d’une semaine entière de travail, puis une année entière de travail. Pour ce faire, il suffit de parcourir et de totaliser les heures travaillées par chaque employé, sans oublier les catégories pour lesquelles chaque employé a travaillé (le cas échéant) et les pauses non rémunérées. Une fois que vous connaissez le nombre d’heures travaillées par un employé, il suffit de multiplier ces heures par le taux de rémunération.

Ensuite, il est encore plus facile de calculer le nombre d’heures de travail dans une année entière en multipliant le salaire hebdomadaire obtenu par le nombre de semaines travaillées dans l’année. En réalité, il y a 52 semaines dans une année, mais il faut soustraire du total annuel de l’employé les jours de vacances non payés, les jours de congé non payés…

Besoin d’aide pour le calcul des heures travaillées de votre entreprise?

De nos jours, la technologie est le meilleur allié des entreprises qui veulent rester compétitives sur un marché très saturé et faire évoluer leur activité. Cela n’est pas surprenant, car des outils technologiques tels que l’application Mobile-Punch aident des milliers d’entreprises à économiser beaucoup de temps et d’argent. L’une des nombreuses fonctionnalités de cette application est le calcul des heures de travail qui permet de générer automatiquement des feuilles de temps précises à partir d’un appareil mobile. 

Votre personnel doit simplement saisir ses heures de début et de fin sur son lieu de travail. Grâce à notre système de géolocalisation, vous êtes même en mesure de valider les heures travaillées en surveillant la présence de vos équipes sur les chantiers. L’outil peut être personnalisé selon vos critères (pauses, jours de congé, etc.) et il est adapté pour les primes, le taux des heures supplémentaires, les jours fériés, etc. Vous pouvez même modifier les honoraires selon le secteur d’activité pour les employés dont le taux horaire varie en fonction du travail effectué. Et cerise sur le gâteau, l’outil vous permet de générer des rapports de paie au format PDF ou Excel, et d’exporter les données vers votre logiciel de comptabilité ou service de paie.

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