Comment tenir un registre des activités quotidiennes et de paie

Les registres sont des documents comptables et financiers que vous devez remplir et conserver de manière organisée. Ils sont nécessaires pour enregistrer toutes les activités utiles pour votre déclaration de revenus (ventes, dépenses, salaires, taxes, etc.) ainsi que pour optimiser la productivité de votre entreprise. La tâche paraît fastidieuse, mais grâce au développement technologique, vous pouvez utiliser des applications performantes pour simplifier la gestion des registres comptables et des registres d’activités et de paie.

Qu’est-ce que la tenue de registre?

La tenue d’un registre comptable consiste à mettre à jour toutes les transactions financières et comptables effectuées par une entreprise au cours d’une période donnée. Toute entreprise se doit de tenir à jour et de garder pendant un minimum de 6 ans les différents registres mentionnés ci-dessous.

Ces documents incluent:

• Livres (livre de paie, livre d’inventaire, etc.)
• Journaux;
• États financiers,
• Déclaration de taxe sur les produits et services;
• Taxe de vente harmonisée (TPS/TVH);
• Factures de ventes;
• Reçus d’achat;
• Contrats;
• Etc.

La production de la tenue des registres est obligatoire au Québec, comme partout au Canada, pour toutes les entreprises, les fiducies, les organismes à but non lucratif, les établissements scolaires, les administrations municipales, les hôpitaux et tous les contribuables.

Les autorités financières utilisent la tenue des registres pour vérifier la déclaration de revenus et si vous avez perçu la TPS/TVH conformément à la loi. En plus de tenir les registres à jour, vous devez conserver toutes les pièces justificatives de chaque transaction enregistrée dans le registre pour une période minimum de 6 ans.

Registres de paie

Un registre de paie est un document qui recueille les informations contenues sur les bulletins de paie des salariés. Ce registre est obligatoire pour l’employeur et tous les renseignements exigés par les normes du travail (CNESST) doivent s’y retrouver.

Le document de paie doit contenir:

• Le nom, l’adresse, la date de naissance et le numéro d’assurance sociale;
• La date du début et de la cessation d’emploi;
• Le régime horaire (temps partiel/temps plein);
• Le nombre d’heures travaillées par jour et par semaine;
• Le taux de paie et le salaire brut par période de paie;
• Le montant et la raison de chaque déduction sur le salaire brut;
• Les indemnités payables à titre de congés et de jours fériés payés;
• Les avantages sociaux (assurance collective, assurance invalidité, assurance médicaments, avance salariale, assistance voyage, prestation de maternité, etc.);
• Tout autre renseignement pertinent.

Registres relatifs à la TPS/TVH

Vous devez conserver suffisamment d’informations concernant la TPS/TVH dans vos registres dans les cas suivants:

• Vous gérez une entreprise ou vous exercez des activités commerciales au Canada;
• Vous devez déclarer la TPS/TVH;
• Vous demandez une remise de la TPS/TVH;
• Vous demandez un remboursement de la TPS/TVH.

Comment faciliter la gestion des salaires?

Quelle est l’importance de la tenue de registres des activités quotidiennes et de paie?

Au-delà de l’obligation légale, les registres comptables apportent plusieurs avantages pour la performance des entreprises.

Réaliser des économies d’impôt

Des registres bien tenus contribuent à des économies d’impôt intéressantes. Ils servent d’aide-mémoire pour les dépenses déductibles et les crédits de taxe sur les intrants (CTI) auxquels vous pourriez être admissibles. Faute de quoi, vous pouvez oublier une ou des dépenses déductibles lors de la préparation de votre déclaration de revenus ou de TPS/TVH.

Déterminer la provenance de vos revenus

Le registre des activités quotidiennes vous permet de connaître la source de vos revenus et de savoir si vous devez percevoir la TPS/TVH. Si vous ne parvenez pas à déterminer la provenance de vos revenus, vous serez incapable de prouver que certains d’entre eux sont non imposables, de même pour les fournitures détaxées ou exonérées.

Prévenir les problèmes de déclarations

La tenue des registres prévient la majorité des problèmes qui peuvent survenir lors de la vérification de vos déclarations de revenus ou de TPS/TVH. Si les vérificateurs des autorités financières n’arrivent pas à calculer vos revenus, car vos registres sont incomplets, ils devront utiliser d’autres méthodes pour déterminer vos revenus imposables et la TPS/TVH à percevoir. Cela prendra plus de temps. Par ailleurs, si vos registres n’incluent pas des justificatifs de demandes de déduction, les demandes pourraient être refusées.

S’informer sur la situation financière de l’entreprise

Des registres complets et organisés vous offrent une vision claire sur la situation financière d’une entreprise. Ils vous aident à déterminer les gains, les pertes et la valeur de votre compagnie. Les registres vous permettent aussi de suivre les tendances, de comparer les rendements de différentes années et de préparer votre budget.

Optimiser la gestion de votre entreprise

Grâce à la tenue des registres, vous pouvez identifier les forces, les faiblesses ainsi que les problèmes que peut rencontrer votre organisation. Vous pouvez également analyser les indicateurs de performance (KPI) afin de faire des prévisions et de prendre des décisions éclairées sur la stratégie financière de votre entreprise.

Suivre les dépenses

Les registres des activités permettent de suivre les dépenses en temps réel et de les maîtriser afin d’améliorer la rentabilité.

Suivre l’inventaire, la facturation et l’encours client

Les enregistrements des transactions dans les registres permettent de:

• Vérifier la facturation des produits et des services vendus;
• Comparer les stocks;
• Contrôler l’encours dû par chaque client.

Comment tenir un registre des activités quotidiennes et de paie

La plupart des entreprises utilisent des logiciels comptables pour simplifier la procédure d’enregistrement des documents et des opérations comptables. Il suffit de numériser les pièces justificatives et de les télécharger dans le bon emplacement sur votre logiciel.

En utilisant l’application de Mobile-Punch, vous pouvez vous débarrasser du papier, gagner du temps et sauver de l’argent. De plus avec Mobile-Punch, vous avez accès à un rapport de feuilles de temps par tâche qui est non seulement conforme pour la CCQ et obligatoire sur certains projets en construction.

Calcul des heures de travail

L’application Mobile-Punch génère des feuilles de temps en ligne pour chaque période de paie, et ce de manière simple et rapide. L’application comptabilise aussi les heures supplémentaires, les primes et les jours fériés et ajuste les honoraires par catégories d’activités.

Vos employés doivent simplement poinçonner leurs arrivées et leurs départs et l’application calcule les heures de travail pour une rémunération correcte. Grâce à la flexibilité de l’application, les administrateurs peuvent apporter des modifications ou des corrections aux feuilles de temps. Mobile-Punch vous permet aussi d’extraire des rapports de paie en fichier PDF ou Excel.

Gestion de l’emploi du temps des employés

Mobile-Punch offre également un service de planification pour gérer les horaires de chaque employé. L’outil contient toutes les informations utiles pour l’assignation des tâches. La planification horaire est optimale et prend en compte les congés et les cas particuliers de vos employés. Un agenda électronique est mis à votre disposition pour enregistrer les horaires et les plans de vos employés dans le cloud pour y accéder quand vous le souhaitez.

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Géolocalisation du personnel

Mobile-Punch est l’application idéale pour géolocaliser les employés en déplacement. À travers la signalisation GPS qui fonctionne sans connexion Internet, vous pouvez vérifier la présence du personnel sur le lieu de travail. Dans le cas d’une absence imprévue, vous pouvez intervenir pour remplacer l’employé ou réorganiser les tâches afin de maintenir le niveau de productivité planifié.

Traitement de données

L’application est conçue pour traiter et transférer une taille importante de documents utiles pour le déroulement de vos activités (plans, description des travaux, photos, bons de commande, etc.). Mobile-Punch peut être synchronisée avec votre logiciel de comptabilité pour assurer un transfert automatique des données.

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