Comment faciliter la gestion des salaires

La gestion efficace de la paie est l’un des principaux défis auxquels sont confrontés les départements RH, quel que soit le secteur d’activité. Non seulement la gestion appropriée du salaire prend beaucoup de temps, mais le grand nombre de tâches complexes à accomplir peut être source de confusion, d’insatisfaction, voire de problèmes avec la loi.

Le traitement de la paie se compose de plusieurs procédures sous-jacentes. Une entreprise doit tenir des registres précis de tous les documents pertinents et concevoir des stratégies pour mieux gérer les chèques de paie, les primes et les déductions des employés. Il est essentiel de se tenir au courant de la législation du travail afin de rassurer les employés et les gouvernements sur le fait que votre entreprise respecte la loi.

Quel est le but de la gestion de la paie?

La gestion de la paie est extrêmement importante, car elle est le principal facteur de motivation des employés. Le fait de verser aux employés leur salaire intégral en temps voulu garantit la confiance mutuelle entre les employeurs et la main-d’œuvre. Une gestion efficace de la paie donne une bonne image de la réputation et de la stabilité financière de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du temps des employés?

Quels sont les défis en matière de paie?

De nombreux aspects du traitement des salaires sont considérablement complexes. Les entreprises doivent non seulement remplir leurs obligations à l’égard des salariés, mais aussi se conformer à la loi en payant les charges sociales et en accomplissant d’autres processus essentiels. Par exemple, elles doivent calculer les heures de travail avec précision, gérer les feuilles de temps et tenir des registres précis des employés.

7 conseils pour faciliter le traitement des salaires

Investir dans une application de gestion du temps

Un suivi précis des heures de travail des employés est indispensable pour une gestion efficace des salaires. Après tout, il est nécessaire de savoir quand et combien de temps vos employés travaillent pour pouvoir émettre efficacement leurs chèques de paie. Cependant, le suivi des heures travaillées par chaque employé sur une base régulière est une tâche très ardue et fastidieuse. La meilleure façon d’adhérer à un calendrier de paie précis et cohérent est d’investir dans un logiciel de gestion du temps.

Les fonctionnalités d’une application de gestion du temps vous permettent de suivre avec précision la journée de travail de vos employés, y compris les heures supplémentaires et d’autres variables pertinentes pour leur emploi du temps. Le logiciel peut également être utilisé pour tenir un registre précis des congés, des congés maladie et des autres interruptions de travail d’un employé. Le fait d’avoir ces informations à portée de main permet aux entreprises de déployer un traitement de la paie plus facile et rapide.

Application de calcul des heures de travail

Valoriser l’expertise des talents en matière de paie

Le monde est confronté à un déficit de talents. Selon des recherches approfondies menées par Korn Ferry, 85 millions d’emplois pourraient ne pas être pourvus d’ici 2030, car il n’y aura pas assez de travailleurs qualifiés pour les occuper (source).

Selon Yannick Binvel, président des marchés industriels mondiaux de Korn Ferry, « les gouvernements et les organisations doivent faire de la stratégie en matière de talents une priorité essentielle et prendre dès maintenant des mesures pour éduquer, former et améliorer les compétences de leur main-d’œuvre existante ». Dans l’environnement de marché incertain d’aujourd’hui, il est important de valoriser sa main-d’œuvre qualifiée et de prendre des mesures pour l’aider à améliorer ses compétences.

Le manque de travailleurs qualifiés pose un double défi aux services des RH. Non seulement il sera plus difficile de trouver des employés compétents, mais il sera également plus difficile de trouver des personnes ayant le talent nécessaire pour le faire.

Les stratégies suivantes peuvent être utilisées pour attirer et retenir des talents:

• Offrir des salaires compétitifs et de bonnes conditions de travail: Un bon salaire est un moyen efficace d’attirer et de retenir les meilleurs talents. Si la rémunération ou la fréquence des paies sont compromises, le moral des employés sera fortement diminué. De même, de nombreux employés sont attirés par certains avantages, comme la possibilité de travailler à distance.
• Donner aux employés la possibilité de développer leurs compétences: Investir dans des programmes de formation et créer des opportunités pour les travailleurs permet de renforcer leur loyauté envers l’entreprise. Les travailleurs se sentent valorisés par un lieu de travail qui s’intéresse à leur développement de carrière.
• Tirer parti de systèmes de paie performants: Une autre façon de résoudre les problèmes de service de paie est d’utiliser des systèmes de paie spécialisés pour permettre aux talents actuels des RH de travailler plus efficacement. Par exemple, en utilisant un outil de gestion des horaires de travail, les employeurs peuvent centraliser les opérations de planification et faciliter le traitement de la paie.

Créer un calendrier de paie régulier

Il devient beaucoup plus facile de mesurer et de verser les salaires des employés si un calendrier de paie organisé est utilisé. Un calendrier de paie fonctionnel profite également aux employés de plusieurs façons. Par exemple, un calendrier de paie régulier permettra à chacun de savoir quand les feuilles de temps des employés sont dues. De même, un calendrier de paie permet de s’assurer que tous les employés, y compris les travailleurs horaires, disposent d’informations précises sur la manière dont le paiement est traité.

Au niveau le plus élémentaire, un calendrier de paie peut être créé en utilisant un calendrier ordinaire comme guide. En regardant le calendrier, on peut déterminer les dates clés du mois tout en gardant un œil sur les dates spéciales, comme les jours fériés. Il est important d’être conscient des dates qui risquent de peser sur le traitement des salaires, afin de pouvoir planifier en conséquence.

Afin de satisfaire les besoins des employés, un calendrier de paie doit indiquer toutes les périodes de paie de l’année. Cela permettra d’éviter toute confusion concernant le salaire brut des employés, les délais et d’autres questions similaires. Les entreprises qui appliquent cette méthode doivent toujours garder à portée de main des modèles de leur calendrier de paie, car ils devront être redistribués périodiquement.

Néanmoins, ces tâches peuvent également être accomplies à l’aide des bons outils. Grâce à de nouvelles solutions de gestion des horaires de travail, les entreprises peuvent déléguer toutes les tâches de planification à l’intelligence artificielle. En jouant le rôle d’un assistant personnel, les logiciels de gestion des employés peuvent aider les équipes des RH en leur fournissant toute la documentation dont elles ont besoin pour des opérations de paie faciles et précises.

Comment s’assurer que vos employés travaillent

Assurer l’évolutivité des opérations de traitement des salaires

Même si votre entreprise peut simplifier la gestion de la paie pour l’échelle actuelle de vos opérations, elle ne pourra peut-être pas continuer à le faire lorsque votre entreprise commencera à se développer. La mise en place d’un système de paie qui répond aux besoins des RH et peut se conformer de manière transparente au paiement des impôts est un défi pour les entreprises de tous types et de toutes tailles. Les entreprises qui se développent à l’échelle internationale sont particulièrement vulnérables aux défis liés à l’expansion des activités.

Lorsqu’elle travaille avec une main-d’œuvre internationale, une entreprise peut être amenée à tenir compte de différentes devises et à proposer certaines informations, telles que les fiches de paie des employés, dans plusieurs langues. Les déclarations fiscales peuvent différer selon le pays. En fait, il arrive que différentes régions d’un même pays aient leurs propres réglementations fiscales distinctes.

Les complexités liées à l’expansion des opérations de paie peuvent être atténuées par l’utilisation d’un système centralisé de gestion de la paie. En ayant accès à un hub numérique intuitif doté d’une variété d’outils et de fonctionnalités inédits, les employeurs et les professionnels des RH peuvent coordonner automatiquement les procédures de paie à l’échelle internationale.

En adoptant la centralisation pour la gestion de la paie, les entreprises ont une meilleure idée de leurs besoins en matière de paiements internationaux. Elle accroît également l’agilité et la fluidité des activités de paie. En imbriquant le logiciel de paie avec les outils RH et en accélérant la communication entre les équipes, un système de paie centralisé permet aux entreprises de créer des fonctionnalités de paie et de reporting.

Avantages du pointage mobile pour le suivi du temps de travail

Être clair et transparent avec la gestion des salaires

Le moral des employés peut être affecté par la frustration causée par des systèmes de paie défectueux. Si les chèques de paie des employés ne reflètent pas le montant auquel ils s’attendaient, par exemple, cela peut entraîner un sentiment généralisé de méfiance de la part des travailleurs. Un problème similaire peut survenir si les informations personnelles des employés ont été ajoutées à tort aux dossiers, car cela peut générer des problèmes lorsque les employés tentent de récupérer leur chèque de paie.

Votre politique salariale doit être claire et facile à comprendre. Toutes les questions essentielles liées à la paie doivent être communiquées efficacement aux employés. Les points de données critiques suivants doivent être inclus dans les informations sur la paie qui sont disponibles pour tous les employés salariés:

• Comment les classifications des employés sont organisées au sein de votre entreprise
• Comment sont déterminés les salaires des employés
• Comment fonctionne le processus de paie
• Comment les erreurs liées à la paie peuvent être corrigées

Les informations de cette nature doivent être faciles à obtenir par vos employés. Elles doivent être incluses dans les manuels ou guides de l’employé, car elles contribueront à créer une norme sur le lieu de travail. Un portail en ligne sécurisé peut également être mis en place pour permettre aux employés d’accéder aux données relatives à leurs chèques de paie, aux retenues et aux avantages.

Se tenir au courant des règles et règlements

Toutes les activités qui constituent l’échange de biens et de services contre de l’argent sont réglementées par la loi. Si une entreprise n’est pas au courant de l’état actuel des lois sur les salaires et les heures de travail, des dates limites de dépôt des déclarations fiscales, des formulaires, des différences entre les lois régionales et d’autres réglementations, elle risque de rencontrer de sérieux problèmes juridiques. La paie peut être gravement affectée par des délais non respectés, des pénalités et d’autres problèmes causés par le non-respect de la loi.

Utiliser la technologie au maximum

Le traitement manuel de la paie peut être extrêmement long et fastidieux. Les tâches manuelles nécessaires au bon déroulement de la paie, telles que la saisie des détails du salaire de chaque travailleur, peuvent absorber une part considérable du temps d’un professionnel des RH. En outre, le classement manuel de plusieurs entrées peut potentiellement conduire à des erreurs humaines. Comme les informations relatives à la paie sont très sensibles, même une simple erreur peut entraîner des problèmes juridiques.

En déployant des solutions logicielles capables de gérer l’essentiel des activités de paie, vous pouvez libérer votre entreprise et votre équipe RH d’une quantité énorme de labeur et de stress. L’intelligence artificielle de gestion du lieu de travail peut être utilisée non seulement pour améliorer les fonctionnalités de la paie, mais aussi pour améliorer la gestion des horaires et des feuilles de temps, ainsi que pour le suivi des projets.

La mise en œuvre du meilleur logiciel de gestion peut faciliter la gestion des salaires en offrant aux entreprises les avantages suivants:

• Réduire le temps consacré à la gestion des documents
• Gestion plus efficace de vos équipes et de vos employés
• Tenir automatiquement un registre des heures de travail des employés
• Contribuer à la protection de l’environnement en réduisant le gaspillage de papier
• Recevoir des données précises et en temps réel sur vos équipes et vos projets
• Simplifier la création de calendriers
• Créer instantanément des bons de travail, des devis, des rapports de performance, etc.
• Économiser une quantité substantielle de temps et d’argent

Grâce au développement de méthodes révolutionnaires de déploiement de logiciels, des solutions technologiques capables d’améliorer l’efficacité opérationnelle peuvent être acquises par des entreprises de toutes tailles. Des frais d’abonnement mensuels abordables, des serveurs cloud sécurisés et une faible utilisation des données rendent le logiciel incroyablement accessible. Des mises à jour et des améliorations constantes garantissent aux utilisateurs du logiciel une amélioration continue au fil du temps.

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