6 façons de prévenir le vol de temps sur le lieu de travail

Le vol de temps est de plus en plus courant sur le lieu de travail. C’est un problème pour de nombreuses entreprises, en particulier pour celles qui ont principalement des employés à distance qui travaillent à domicile sans supervision. Le vol de temps sur le lieu de travail est un problème répandu et coûteux qui se produit lorsqu’un employé est payé pour des heures qu’il n’a pas travaillées.

Le vol de temps est un problème auquel de nombreuses entreprises sont confrontées qui peut parfois passer inaperçu. De nombreux employeurs ne savent pas que leurs employés leur volent du temps depuis des années. Votre entreprise peut subir d’énormes pertes dues au vol de temps si le suivi du temps n’est pas fiable. Bien que personne n’apprécie les longues réunions sur les mesures disciplinaires, tant qu’il y a du vol, vos feuilles de temps ne seront pas représentatives de votre productivité.

En quoi consiste le vol de temps sur le lieu de travail ?

Le vol de temps se produit lorsqu’un employé est payé pour des heures qu’il n’a pas travaillées. Heureusement, il existe des logiciels modernes pour prévenir le vol de temps sur le lieu de travail.

Le vol de temps des employés peut prendre de nombreuses formes, ce qui le rend difficile à mesurer. Il peut se manifester de différentes façons: longues pauses, commencer plus tôt, terminer plus tard, activités personnelles sur le temps de travail, arrondissement des heures travaillées, etc. Ces types de vols peuvent sembler inoffensifs, mais à la fin de l’année, ça peut représenter un montant important. De plus, si une personne le fait, il est possible que d’autres employés arrondissent également les heures qu’ils ont travaillées.

Les employeurs ont eu du mal à détecter et à prévenir la fraude dans le contexte de la pandémie. Le travail à distance est souvent présenté comme la nouvelle forme de travail, mais il peut s’accompagner de nouveaux problèmes. Les employés à distance peuvent prendre des pauses cigarette ou des pauses déjeuner prolongées aux frais de leur employeur si aucune stratégie n’est mise en place pour contrôler le vol de temps.

Qu’est-ce que le vol de temps au travail?

Types de vol de temps

Voici les différents types de vol de temps :

• Informations erronées sur les feuilles de temps
• Poinçonnage par un collègue
• Pauses non autorisées
• Activités personnelles sur le temps de travail

Informations erronées sur les feuilles de temps

La fraude sur la feuille de temps se produit lorsqu’un employé donne de fausses informations sur ses heures de travail ou incite d’autres personnes à le faire. Ce phénomène est plus fréquent avec les systèmes manuels de comptabilisation du temps.

Poinçonnage par un collègue

Le poinçonnage par un collègue se produit lorsqu’un employé punch l’arrivée ou la sortie d’une autre personne au travail. Selon une étude en 2018, on estime que ce type de vol de temps coûte plus de 370 millions de dollars en dépenses salariales chaque année (source). Le vol de temps est frauduleux et devrait entraîner des mesures disciplinaires.

Pauses non-autorisées

Légalement, les employés ont droit à des pauses. Toutefois, il y a des possibilités d’abus. Les pauses repas sont souvent prolongées de 15 minutes ici et là, tandis que les pauses cigarette sont prises quand les employés le souhaitent. À la fin de l’année, certains employés pourraient avoir reçu une semaine de salaire en termes de temps de pause!

Activités personnelles sur le temps de travail

Il y a des employés qui n’ont aucune gêne à s’adonner à des activités personnelles pendant le travail. Ils s’occupent de leur entreprise personnelle pendant qu’ils travaillent ou ont tendance à socialiser de manière excessive avec leurs collègues. Un employé qui commet ce type de vol de temps peut faire des courses pendant qu’il est au travail ou jouer à des jeux sur les ordinateurs de l’entreprise.

Les appels téléphoniques à toute heure du jour et de la nuit sont inévitables, mais lorsqu’ils se produisent régulièrement, ils sont considérés comme une perte de temps. Les téléphones intelligents peuvent être une véritable nuisance sur le lieu de travail. Selon une étude réalisée par Udemy, 62 % des personnes interrogées passent au moins une heure de leur journée de travail à regarder leurs téléphones (source).

6 façons de prévenir le vol de temps sur le lieu de travail

Voici 6 façons de prévenir le vol de temps sur le lieu de travail :

1. Utiliser un logiciel de pointage
2. Renforcer le moral des employés
3. Politique de suivi du temps
4. Appliquer les mesures disciplinaires
5. Organiser des réunions régulières
6. Soyez compréhensif

1. Utiliser un logiciel de pointage

Un logiciel de pointage est l’un des moyens les plus simples et les plus efficaces de mettre fin au vol de temps. Avec ce type de logiciel, vous pouvez suivre les heures travaillées de vos employés et recueillir des données pertinentes. Mobile-Punch est une application de gestion du temps adaptée aux équipes à distance. Elle permet de suivre le temps que les employés passent au travail ou en déplacement vers leur lieu de travail.

La calculatrice de feuilles de temps intégrée de Mobile-Punch est un outil essentiel pour toute entreprise qui souhaite optimiser le suivi des heures travaillées. Le calcul des heures de travail n’a jamais été aussi facile qu’avec Mobile-Punch ! Que ce soit pour les employés internes, les heures supplémentaires internes ou externes, ou les sous-traitants qui doivent calculer leurs heures de travail, Mobile-Punch permet à des milliers d’entreprises d’économiser du temps et de l’argent.

Notre application est l’outil de gestion du temps le plus utilisé au Canada par les entreprises qui travaillent à distance. L’application est également très populaire dans plusieurs autres pays, car elle offre des fonctions personnalisées, adaptées aux différents types d’entreprises et aux besoins de chacun.

2. Renforcer le moral des employés

Investir dans le moral des employés est l’approche la plus efficace pour décourager le vol de temps. Les employés sont plus engagés et plus productifs lorsque le lieu de travail est agréable. Quelque chose d’aussi simple que les jeudis pizza peut rendre votre lieu de travail plus convivial et créer un lien de proximité entre les gestionnaires et les employés.

Il est également important de vous demander si vos employés reçoivent un salaire correspondant à leur travail. Le vol de temps est souvent causé par les employés qui veulent récupérer leur dû étant donné leur salaire inférieur. Les propriétaires d’entreprises peuvent réduire le vol de temps en montrant leur appréciation pour le travail de leurs employés.

3. Politique de suivi du temps

Les suppositions sur le lieu de travail sont souvent à l’origine de vols de temps. Si un employé voit un autre collègue arrondir ses heures de travail, il fera probablement la même chose. Les modalités de suivi du temps doivent être abordées et normalisées afin de ne pas créer de failles que certains pourraient exploiter.

Vous pouvez incorporer des règles dans votre manuel de l’employé afin de responsabiliser vos employés lorsqu’ils ne respectent pas les règles. Tous les employés devraient lire et signer un document déclarant qu’ils ont lu et compris les politiques du manuel. Le manuel de l’employé indique également à la direction les mesures disciplinaires à prendre si une personne commet du vol de temps.

4. Appliquer les mesures disciplinaires

Ce n’est peut-être pas agréable, mais des mesures disciplinaires sont nécessaires lorsque des employés ne respectent pas les politiques de l’entreprise. Lorsqu’il y a des preuves qu’il y a eu vol de temps, il faut montrer l’exemple de ce qui arrive lorsqu’une personne essaie d’arrondir ses heures de travail. Bien entendu, il doit y avoir différents degrés de sévérité en fonction du scénario.

5. Organiser des réunions régulières

La communication est essentielle pour toute entreprise qui souhaite réussir. Des réunions régulières peuvent créer la plateforme idéale pour le team building et permettre aux employés d’être informés de leurs obligations et de leurs attentes. Cela signifie que si quelqu’un commet un vol de temps, l’ensemble des employés peuvent en être informés afin de renforcer le fait qu’il s’agit d’un acte de déviance qui affecte les primes des employés ou les relations de travail.

Des réunions régulières permettent d’instaurer un climat de responsabilité sur le lieu de travail. Pour ce faire, il faut encourager les idées novatrices et discuter des raisons pour lesquelles certaines pratiques sont contre-productives. Ces réunions deviennent alors un lieu où l’on apprend des erreurs et où l’on récompense les bonnes initiatives au travail.

6. Soyez compréhensif

Les employeurs devraient reconnaître que tout le monde a besoin d’une pause de temps en temps. Votre équipe travaillera plus efficacement si elle prend des pauses et se repose sans se soucier du temps. Le temps peut facilement être géré grâce à des applications comme Mobile-Punch, mais le respect peut grandement contribuer à prévenir le vol de temps des employés.

Si vous surprenez un employé en train d’arrondir ses heures de travail, discutez avec lui pour voir s’il aimerait avoir plus d’heures ou s’il est confronté à des difficultés financières. Au lieu de vous voir comme des propriétaires d’entreprise, essayez que vos employés vous voient comme leur allié. Cela dissuadera beaucoup d’entre eux de faire des choses dans votre dos, et vos employés seront plus loyaux.

Mettez fin au vol de temps dès maintenant!

Mobile-Punch est une application de suivi des heures de travail. Comme l’application est accessible sur les appareils mobiles, les travailleurs à distance peuvent être responsables de leur journée de travail. De plus, lors du pointage, il est possible d’obtenir la géolocalisation du travailleur en question.

Vous saurez donc s’il a commencé sa journée de travail chez votre client ou s’il était bloqué dans le trafic. Déterminez les sources de vol de temps et prenez des mesures pour les prévenir avec Mobile-Punch.

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